איך מתחילים?
שליחת מסמך לחתימה דיגיטלית מאובטחת במספר שלבים פשוטים!
להסבר על תפעול המערכת מהנייד – הקמת מסמך ושליחת חתימה דיגיטלית במובייל
איך מתחילים?
להסבר על תפעול המערכת מהנייד – הקמת מסמך ושליחת חתימה דיגיטלית במובייל
1
נרשמים
נרשמים להתנסות חינם וללא התחייבות דרך לחיצה על הכפתור "הצטרפות". כל מה שהמערכת מציעה, מספקת גם בתקופת ההתנסות.
2
מעלים את המסמך
מצרפים את המסמך הרצוי כקובץ PDF למערכת דרך דף הדשבורד, בגרירה לאייקון או בלחיצה לפתיחת התקייה והעלאה.
3
בוחרים סוג שליחה
בוחרים סוג מסמך חד פעמי או שימוש חוזר (תבנית) לפי הצורך:
שימוש חוזר (תבנית): מיועד למסמכים עם תוכן קבוע שיש בו שדות משתנים, כגון הסכם הצטרפות. מסמך חד פעמי: מתאים למסמכים שרוב התוכן שלהם משתנה במלואו ממסמך למסמך, כגון הצעת מחיר.
במידה ומדובר בשליחת מסמך למספר נמענים, יש לסמן "תמיכה בסבב" ולהגדיר את המסמך כסבב חתימות.
להמשך קריאה
4
הוספת שדות
בוחרים את סוג השדה מתוך מגוון שדות לבחירה (חתימה, טקסט, תאריך, בחירה מרשימה, תיבת אישור, תמונה) וממקמים אותו בקליק במקום הרצוי במסמך.
לשינוי גודל השדה ניתן להשתמש בנקודת האחיזה בשוליים (להמשך קריאה).
5
הגדרת שדות
ניתן להגדיר שדות חובה – שדה שהלקוח חייב למלא לפני שליחה. להגדרה, יש ללחוץ על אייקון הכוכבית *.
ניתן להגדיר שדות לקריאה בלבד הניתנים למילוי רק ע"י שולח המסמך. לדוגמה, שדה המכיל מחיר משתנה מלקוח ללקוח. כך ניתן להגדיר שדה דינאמי ולחסוך בנייה חוזרת ונשנית של הסכמים. להגדרה, יש ללחוץ על אייקון המנעול.
6
הגדרת שדות והנחיות
לכל שדה יש למלא שם שדה. שם זה יסייע ללקוח ולמשתמש להבין איזה תוכן עליהם למלא.
במידה ומדובר במספר טלפון, מייל, ת.ז ניתן לבחור ב"חוקיות שדה" אשר מאלצת את הלקוח להזין תוכן במבנה החוקיות שנקבע.
במסך זה יש אפשרויות והגדרות מתקדמות נוספות. להמשך קריאה
7
הגדרות מסמך
ב"הגדרות מסמך", ניתן לנסח תוכן הודעה ללקוח. הודעה זו תישלח בהודעה בערוץ שליחה שבחרת. להמשך קריאה
8
שולחים ללקוח
פרטים לשליחה – המסך האחרון לפני שליחת המסמך, בו יש למלא את שם הלקוח, לבחור ערוץ שליחה, (SMS, מייל, דפדפן או וואטסאפ), למלא טלפון/ מייל ולשלוח.
10
המסמך החתום
לאחר סיום תהליך החתימה, נשלח אוטומטית המסמך החתום למייל. ניתן גם להוריד את המסמך החתום דרך "דוח שליחות".
איך ממשיכים?
משדה אחר
התאמת המערכת לעסק שלך, שילוב פרטי העסק והלוגו בתהליך השליחה
לשיפור תהליכים עסקיים עם מסמכים.
קישור למדריך
כך ניתן לאתר מסמך שנשלח לפי פרמטרים שונים ולבצע פעולות נוספות לאחר שליחת המסמך כגון:
חסימת קישור, העתקת קישור, תיעוד פעולות לקוח, הורדת הקובץ החתום, צפייה בהיסטוריית הצעדים של המסמך ועוד.
קישור למדריך
ניהול עמודים מייעל את תהליך היצירה והעריכה של המסמך. הפיצ'ר מאפשר:
להוסיף קבצים נוספים למסמך – למשל, במקרה של שילוב מספר צרופות בשליחה אחת.
להוסיף עמודים (עם או בלי שדות) למסמך מתוך תבניות קיימות – למשל, כאשר יש טופס שחוזר על עצמו במספר תבניות.
להחליף עמוד/ים במסמך מתוך קובץ חדש/תבנית קיימת – למשל, בעדכון תנאים במסמך קיים.
להעתיק שדות מתבנית קיימת – למשל, במקרה של מיקומי שדות קבועים וקובץ חד פעמי משתנה.
למיין סדר עמודים במסמך או למחוק עמודים במסמך.
קישור למדריך.
משדה אחר
העתקת ערך משדה אחד לשדה אחר לקיצור תהליך המילוי ושיפור חווית המשתמש שלך ושל הלקוח.
לדוגמה, במידה ובמסמך יש מספר מקומות בהם יש למלא תאריך, שם, כתובת וכו'.
ניתן לקצר את תהליך מילוי המסמך ובמקום למלא את הנתונים מספר פעמים,
ניתן לאפשר ללקוח למלא פעם אחת בלבד והשדה יועתק לכל השדות האחרים שהוגדרו.
קישור למדריך
האפשרות לשלוח למספר לקוחות שונים מסמך לשימוש חוזר (תבנית) לחתימה
ע"י העלאת קובץ excel למערכת עם פירוט הלקוחות והנתונים השונים.
לדוגמה, שליחה מרוכזת של חידוש הסכמים לעובדים/ספקים, שליחה של
הצהרות בריאות לקבוצה של נמענים, החתמת דיירים בבניין על פרוטוקול בבניין וכו'.
קישור למדריך
ניהול אנשי קשר במערכת, הוספה/עדכון איש קשר בודד או הוספה מקובץ ומחיקת אנשי קשר מסומנים.
כמו כן, איתור איש קשר בפרטים לשליחה לייעול תהליך השליחה.
הוספת משתמשים נוספים (תתי משתמשים),
ניהול הרשאות לכל משתמש ומעקב אחר פעולותיהם.
חיבור בין מודולים שונים, לקבלת והעברת מידע בין מערכות שונות (ע"י שימוש ב API או במודול אוטומציה ב MAKE).
לאפשר לתהליכים לרוץ באופן קבוע ולחסוך תהליכים ידניים ומורכבים בעסק שלך.
לדוגמה, דף נחיתה באתר שלך ששולח ללקוח מסמך לחתימה, קבלת מסמכים חתומים
כדי לשמור אותם באחסון חיצוני כמו dropbox, שליחת מסמך למילוי וחתימה מתוך ה CRM שלך
וקבלת המסמך החתום חזרה ל CRM ועוד.
פי'צר זה מאפשר להקים דף נחיתה המקושר למסמך תבנית ולקבל קישור אותו ניתן לשלב באתר האינטרנט שלך, לשלב כ QR בכניסה למשרד ועוד. הקישור יוביל את הלקוח לדף נחיתה בו יוכל למלא מספר פרטים בודדים ולקבל קישור אישי למסמך לחתימה דיגיטלית.
משדה אחר
התאמת המערכת לעסק שלך, שילוב פרטי העסק והלוגו בתהליך השליחה
לשיפור תהליכים עסקיים עם מסמכים.
קישור למדריך
כך ניתן לאתר מסמך שנשלח לפי שם לקוח ופעולות נוספות לאחר שליחת המסמך.
בנוסף, לעשות פעולות של: חסימת קישור, העתקת קישור, תיעוד פעולות לקוח,
הורדת הקובץ החתום, צפייה בהיסטוריית הצעדים של המסמך ועוד.
קישור למדריך
ליעול תהליך יצירת התבנית, יש אפשרות על ידי ניהול עמודים:
להוסיף קבצים נוספים למסמך – למשל במקרה של שילוב מספר צרופות בשליחה אחת
להוסיף עמודים עמודים (כולל שדות) למסמך מתוך תבניות קיימות – למשל כאשר יש טופס שחוזר על עצמו במספר תבניות
להחליף עמוד/ים במסמך מתוך קובץ חדש/תבנית קיימת – למשל בעדכון תנאים במסמך קיים
להעתיק שדות מתבנית קיימת – למשל במקרה של מיקומי שדות קבועים וקובץ חד פעמי משתנה
למיין סדר עמודים במסמך או למחוק עמודים במסמך.
קישור למדריך.
משדה אחר
העתקת ערך משדה לשדה אחר לשיפור חווית המשתמש של בעל העסק והלקוח.
לדוגמה, במידה ובמסמך יש מספר מקומות בהן יש למלא תאריך, שם, כתובת וכו'.
ניתן לקצר את תהליך מילוי המסמך, במקום למלא את הנתונים מספר פעמים,
ניתן לאפשר ללקוח למלא פעם אחת בלבד.
קישור למדריך
האפשרות לשלוח למספר לקוחות שונים מסמך לחתימה בהוספץ קובץ excel למערכת עם פירוט הלקוחות.
לדוגמה, שליחה מרוכזת של חידוש הסכמים לעובדים/ספקים,
שליחה של הצהרות בריאות לקבוצה של נמענים,
החתמת דיירים בבניין על פרוטוקול בבניין וכו'.
קישור למדריך
ניהול אנשי קשר במערכת, הוספה/עדכון איש קשר בודד או הוספה מקובץ ומחיקת אנשי קשר מסומנים.
כמו כן, איתור איש קשר בפרטים לשליחה לייעול תהליך השליחה.
הוספת משתמשים נוספים (תתי משתמשים),
ניהול הרשאות לכל משתמש ומעקב אחר פעולותיהם.
חיבור בין מודולים שונים, לקבלת והעברת מידע בין מערכות שונות.
לאפשר לתהליכים לרוץ באופן קבוע ולחסוך תהליכים ידניים ומורכבים בעסק שלך.
לדוגמה, דף נחיתה באתר שלך ששולח ללקוח מסמך לחתימה,
קבלת מסמכים חתומים כדי לשמור אותם באחסון חיצוני כמו dropbox,
שליחת מסמך למילוי וחתימה מתוך ה CRM שלך וקבלת המסמך החתום חזרה ל CRM.
פי'צר זה מאפשר להקים דף נחיתה המקושר למסמך תבנית ולקבל קישור אותו ניתן לשלב באתר האינטרנט שלך, לשלב כ QR בכניסה למשרד ועוד. הקישור יוביל את הלקוח לדף נחיתה בו יוכל למלא מספר פרטים בודדים ולקבל קישור אישי למסמך לחתימה דיגיטלית.