סוגי חתימות על מסמכים - מה חשוב לדעת?
כיום, ניתן למצוא סוגים שונים של חתימות על מסמכים, החל מחתימה ידנית
ועד לסוגים שונים של חתימות דיגיטליות.
כדאי להבין את הניואנסים לגבי סוגי חתימות על מסמכים, במיוחד כאשר מדובר על העסק שלך.
מומלץ לבעלי עסקים להשתמש במערכת דיגיטלית מקצועית המשדרת אמינות.
מערכת שמבוססת על טכנולוגיה חדשנית תוכל לספק לעסק שלך התנהלות יעילה,
אמינה ומקצועית לאורך זמן.
מערכת איכותית תאפשר לך ולעובדים שלך לעדכן בצורה דינמית את החוזים, ההסכמים והטפסים השונים, דבר שמהווה יתרון משמעותי בפני עצמו.
מעבר לכך, המערכת תשלח את המסמכים למייל, במסרון או לוואטסאפ של הלקוחות, במטרה לייעל את התהליך ולחסוך להם זמן. הלקוחות יכולים לחתום על הטפסים אונליין והמסמך יישלח באופן אוטומטי לארכיון של המערכת.
סוגי חתימות על מסמכים – נקודות ששווה להכיר
מגוון גדול של עסקים, חברות או ארגונים נאלצים לבקש מהלקוחות שלהם לחתום על הסכם התקשרות או למלא טפסים רלוונטיים וכמובן לחתום עליהם. חתימה דיגיטלית נחשבת לאופציה נוחה ויעילה ביותר, מאחר והיא מאפשרת הן ללקוח והן לעסק שלך לחסוך בזמן ובאנרגיה. הלקוח אינו צריך להגיע פיזית לבית העסק, או לחילופין, לתור אחר מכונת פקס תקינה.
במקום זה, הוא מקבל את המסמך ישירות ללפטופ, לטאבלט או לסמארטפון שלו ומבצע חתימה דיגיטלית תוך שניות בודדות.
הדבר חוסך את הטרחה בליצור קשר עם הלקוח שוב ושוב עבור חתימה על המסמכים והחזרתם לבית העסק וכמובן מונע טעויות אנוש מיותרות.
מצד שני, הלקוח שלך זוכה לחוויה נעימה וידידותית יותר, דבר שיכול לתרום רבות לרמת שביעות הרצון שלו מהעסק.
מה כדאי לדעת לגבי סוגי חתימות על מסמכים?
רבים מתבלבלים בין סוגי החתימות השונות, לכן כדאי לעשות סדר בעניין.
הרמה הבסיסית ביותר של חתימה היא חתימה גרפית,
אותו "קשקוש" על גבי המסמך.
חתימה זו יכולה להיות שוות ערך לקבל מסמך חתום בפקס, אך רמת הוודאות בה מאוד נמוכה.
הרמה הבאה גבוהה יותר והיא החתימה הדיגיטלית המאובטחת. חתימה דיגיטלית מאובטחת היא קוד הצפנה (certificate) המייצג את החותם. עם אותו קוד הצפנה, ניתן בכלים פיתוחים לנעול את המסמך לשינויים (פעולת החתימה הדיגיטלית) כך שבמידה ויבצעו בו ניסיונות לשינויים, ניתן יהיה לזהות מה בוצע. לחיזוק מוגבר של הוודאות, מעבר לאותה חתימה דיגיטלית, חשוב לתעד את כל היסטוריית הצעדים מרגע השליחה ללקוח ועד רגע החתימה (כגון מי שלח למי, מתי, מאיזה IP, באיזה עמודים חתמו וכו') ולצרף אותם כנספח למסמך המקורי ורק אז לנעול בחתימה דיגיטלית.
שלב זה מגביר את וודאות התהליך והחיתום.
סוג חתימה נוסף הוא חתימה דיגיטלית מאושרת, הדומה לחתימה מאובטחת ברמה הטכנית, אך מונפקת אך ורק ע"י ספק מורשה מטעם המדינה ומשוייכת לאדם או חברה בזיהוי ע"י עורך דין. השימוש מיועד במקרה וישנן דרישות רגולטוריות ספציפיות כגון הגשת מסמכים לבית משפט או הוצאת מרשם רפואי ע"י רופא.
אנו ממשיכים לעדכן ולפתח את המערכת, צפו בחודשים הקרובים לעדכונים (-:
אנו ב- powerdoc נשמח לספק לך מערכת מתקדמת, המכילה פיצ'ר של חתימה דיגיטלית מאובטחת. המערכת שלנו ידידותית למשתמש והיא מלווה את הלקוח שלך לכל אורך תהליך החתימה. העובדים שלך יוכלו לבנות באופן עצמאי את המסמך הרלוונטי, כולל הגדרת שדות חובה, צירוף קבצים ועוד. נשמח לסייע בכל שאלה! ניתן להרשם להתנסות כאן.
