בקרוב! - לייב עם מומחים
בנושא האצת תהליכים
עסקיים ואוטומציות
לקבלת תאריכים מדויקים ולו"ז ההדרכה, השאירו פרטים
*לא יישלחו מיילים נוספים מלבד מייל הזמנה ללייב
לא משאירים "הסכמים על השולחן":
טכניקות להאצת תהליך ההחתמה
מכירים את הרגע בו הצעת מחיר, חוזה או הסכם עבודה מגיע לחתימה אצל לקוח, ספק או עובד ונשאר שם ימים ושבועות מבלי לחזור אליכם מלא וחתום? או לחילופין, הלקוח כן יוצר קשר אבל זה כדי לשאול שאלות הבהרה ומתחיל פינג-פונג ארוך עד לחתימה? חשוב שתדעו שתהליך הזה יכול להיות הרבה יותר נגיש, פשוט ומהיר. בואו ללמוד איך.
אם אתם עובדים עם מסמכים כמו הסכמי שירות, חוזים, שכירות, הסכמי סודיות, ככל הנראה נתקלתם במקרה שלקח ללקוח זמן רב לחתום. לכן, ריכזנו עבורכם את הטכניקות החשובות ביותר להאצת תהליך ההחתמה, שהופכות את התהליך למהיר, יעיל וידידותי יותר עבור לקוחות:
בקרוב! - לייב עם מומחים
- השתמשו בשפה פשוטה: כאשר אתם מנסחים מסמך, השתדלו להשתמש בשפה שמובנת לכולם. אם החותמים יבינו על מה הם חותמים, לא תהיינה שאלות או צורך בהסברים לפני החתימה. את הז'רגון המשפטי המסובך השאירו לעורכי הדין.
- עצבו את הטקסט בצורה ברורה ועקבית: אם תעצבו את המסמך בדרך שתעזור לחותמים להתמצא בו בקלות, החוויה שלהם תהיה טובה יותר וגם הסיכוי שיחתמו. השתמשו בגופנים קריאים ובכמה בודדים בלבד. דאגו לקריאות טובה של הטקסט – ודאו כי המאמץ לקריאת המסמך הוא מינימלי ואין צורך להגדיל או להדפיס כדי להקל על קריאה וחתימה על המסמך. בנוסף, לקוחות לא אוהבים לראות "אותיות קטנות" בתחתית המסמך, זה יוצר תחושה של הסתרה ושל חוקים שלא נאמרו להם. כתבו את כל המלל, גם כזה שנחשב ל-"אותיות קטנות" בעיניכם, בצורה ברורה ובולטת ללא הסתרה. זכרו, כאשר מדובר במסמך דיגיטלי, כבר אין צורך בבחירה בגופן קטן כדי שכל התוכן יכנס בעמוד אחד ואתם יכולים להרשות לעצמכם לעצב בנוחות את המלל.
"תעצבו את המסמך בדרך שתעזור לחותמים להתמצא בו בקלות", "עצבו את הטקסט בצורה ברורה"
- חלקו טקסט ארוך למקטעים וסעיפים: כאשר הטקסט ארוך, הוא יכול להסית אותנו ממטרת הקריאה. כאשר הצורך בתוכן רב, תוכלו להתמודד גם עם טקסטים ארוכים אם תחלקו אותם לקטעים קצרים בסדר הגיוני. תנו כותרות עקביות לכל חלק, ואם אתם רוצים לנסח רשימה – עצבו אותה ברשימה ממוספרת או בבולטים, כדי להקל על שטף הקריאה. באופן זה, למי שחותם יהיה קל יותר להתמצא במסמך ואתם תרוויחו חותמים מהירים שיודעים שהם קיבלו את התמונה במלואה.
- העלו את המוטיבציה: השתמשו בניסוח חיובי ככל האפשר, הדגישו את היתרונות בעסקה, הסבירו את היתרונות בחתימה. כשאנשים מבינים למה הם צריכים לחתום ואיך זה עוזר גם להם, הם ירגישו נוח יותר לחתום במהירות. שלבו גם מידע שיעזור לחותמים שלכם לבטוח בכם: לוגו, פרטים ליצירת קשר ואפילו המלצות, במידה שרלוונטי. הכל על מנת שהחותמים שלכם ירגישו בנח לחתום על המסמך.
- התייחסו מראש לשאלות שעלולות להתעורר: במידה שישנן שאלות שאתם חושבים שעלולות לעלות, אל תסתירו אותן, להיפך, התייחסו אליהן במסמך. תמיד תוכלו לכתוב סעיף שאלות ותשובות המתייחס לחששות נפוצים או לכלול מראש סעיפים בהסכם שנותנים תשובה להתנגדויות הצפויות. דברו על ערבויות שאתם נותנים, מדיניות ביטול וכדומה. החותמים יעריכו את הזמן שחסכתם להם והאמון כלפיכם יעלה.
- בקשו רק פרטים רלוונטיים: חשוב שהחותמים לא ירגישו צורך למלא פרטים שכבר מסרו בעבר, או פרטים שאינם רלוונטיים. כך, אם אתם כבר יודעים את שמם ומספר הטלפון שלהם, הגישו להם את הטופס עם הפרטים הללו ממולאים מראש. אם אינכם צופים כי תצטרכו לשלוח להם דואר בעתיד, ותרו על סעיף כתובת או תא דואר. ודאו כי מה שאתם מבקשים מהם אלו רק פרטים חיוניים לתהליך החתימה והם ירגישו זאת.
"בקשו רק פרטים רלוונטים",
"אם אתם כבר יודעים את שמם ומספר הטלפון שלהם, הגישו להם את הטופס עם הפרטים הללו ממולאים מראש"
- תנו הוראות ברורות לתהליך החתימה: הדגישו את השדות בהם החותמים אמורים למלא פרטים, תנו הוראות ברורות וידידותיות לדברים שעליהם לעשות כדי לחתום: על איזה כפתור ללחוץ כדי להעלות תמונה? אילו מסמכים לצלם? אילו פרטים צריך למלא ואיפה צריך לחתום? אם השדה שאותו החותמים צריכים למלא יהיה מודגש להם, יהיה להם קל להבין מה הם צריכים למלא ואתם תקבלו את המסמכים חתומים מהר יותר.
- הוסיפו מאפיינים מוודאים: בטפסים דיגיטליים כיום קל מאד לבדוק שמספר הטלפון או כתובת הדוא"ל שהכניסו החותמים היא חוקית, שבשדה מספר תעודת זהות יש בדיוק תשע ספרות, או לעזור לחותמים ולאפשר להם לבחור את העיר שבה הם גרים מתוך רשימה. כאשר תיצרו שדות מוגדרים לטופס, ובהתאם, גם שדה מוגדר עבור החותמים, התהליך יהפוך לקל יותר עם הרבה פחות סיכויים לטעויות במילוי הטפסים.
"הוסיפו מאפיינים מוודאים"
הגישה החדשנית של powerdoc
powerdoc חותרת לייצר מצב בו כולם מנצחים: אתם לא צריכים לשוחח רבות עם ספקים, לקוחות או עובדים כדי לסיים את תהליך החתימה, הם יכולים לבחור את הדרך והמועד הנוח עבורם. הם חותמים מהר, בכל מקום ומכל מכשיר, בקלות ובמהירות. אתם מקבלים תמונת מצב עדכנית של כל ההחתמות ואפשרות להתממשק ישירות לתוכנת ארכיון או תוכנות ניהול אחרות, כולם מנצחים.
הייחוד של powerdoc לחוויית החתימה היא החדשנות שהמערכת מספקת. המערכת של powerdoc מלווה אתכם בכל תהליך הקמת המסמך ושליחתו בצורה ידידותית ואינטואיטיבית, עם הוראות ויזואליות: הדגשת שדות שחובה למלא, טיפים לשיפור העיצוב, הגדרת מנגנון חוקיות לשדות וארגז כלים שלם שיעזור לכם להבין בדיוק מה אתם צריכים לעשות. בזכות הליווי הזה תוכלו להשלים את תהליך ההחתמה במהירות ובנוחות, לגמרי בעצמכם.
המלחין דיוויד נוו אמר: "פשטות היא הדרך ליופי, ובהירות היא הדרך לשלמות". אנחנו מסכימים איתו.
רוצים להתנסות במערכת?
