ניהול נמענים בסבב
בפוסט זה נציג כיצד ניתן לנהל נמענים בסבב לאחר שליחת המסמך לנמענים במערכת powerdoc
תיאור פיצ'ר: לאחר שליחת המסמך לסבב טורי/מקבילי, קיימות פעולות שניתן בעזרתן לבצע שינויים בתהליך הסבב.
(!) מדריך זה אינו מסביר כיצד יוצרים מסמך סבב .
למידע נוסף על הקמת מסמך סבב לשליחה יש ללחוץ כאן
לחלון ניהול נמענים בסבב, ניתן לגשת דרך "דוח שליחות" תחת עמודת פעולות במסמכים בסטאטוס "בתהליך סבב".
פעולות בניהול סבב טורי
בסוג סבב טורי ישנן מספר פעולות המאפשרות לבצע שינויים לאחר שליחת המסמך.
- שינוי סדר נמענים בסבב: ניתן לבצע שינוי בסדר השליחה לנמענים במידה ומדובר בסבב טורי מעל 2 נמענים שעדיין לא נשלח להם קישור למסמך. לשינוי סדר הנמענים יש לגשת דרך דוח שליחות>ניהול נמענים>שינוי סדר נמענים בסבב
ובמסך שנפתח, ניתן לשנות את הסדר על ידי גרירת האייקון גרירה.
- עריכת פרטי נמען: ניתן לשנות פרטים לשליחה לנמענים בסבב טורי הנמצאים בסטאטוס "המתנה".
בלחיצה על האייקון בצורת עיפרון יפתח חלון לעריכת פרטי נמען, בו ניתן לשנות ערוץ שליחה (SMS/מייל) ושם לקוח.
בנוסף ניתן להוסיף קוד אבטחה לפתיחת המסמך ולהגדיר מייל שאליו הלקוח יקבל עותק של המסמך החתום.
3. הסרת נמען מסבב: ניתן להסיר נמענים בסבב טורי הנמצאים בסטאטוס "המתנה".בלחיצה על האייקון בצורת פח האשפה יוסר הנמען מהסבב (מכיוון שעדיין לא קיבל קישור למסמך לא תירד השליחה מיתר השליחות).
פעולות בניהול סבב מקבילי
בסוג סבב מקבילי קיימת האפשרות לשלחות תזכורת ("שליחה חוזרת") לכל הנמענים שעדיין לא חתמו על המסמך.
ניתן לבצע זאת עד פעמיים בדומה ל"שליחה חוזרת" רגילה. כמו כן, קיימת האופציה של "העתקת קישור" ושליחה ידנית ללקוח.
ביטול נמענים בסבב וביטול סבב
במידה והסבב נעצר אצל אחד הנמענים, ישנן מספר פעולות שניתן לבצע בכדי להמשיך את הסבב.
- חסימת קישור: חסימת קישור של אחד הנמענים בסבב טורי תבטל את הנמען מהסבב ותאפשר שליחה לנמען הבא בסבב. בסבב מקבילי, במידה והנמען שנחסם הוא האחרון שנותר לחתום, המסמך יסגר ויחתם דיגיטלית.
- ביטול מסמך: דרך דוח שליחות, ניתן לבצע ביטול סבב. בלחיצה על האייקון בצורת חסימה, יפתח חלון בו ניתן לבחור "ביטול והפקמת מסמך" או "ביטול סבב".
במידה ויש מספר נמענים שחתמו על המסמך, ניתן להפיק מסמך חתום של חלק מהנמענים.
במידה ועדיין לא חתמו נמענים על המסמך, ניתנת האפשרות רק לבטל את הסבב.
(!) פעולות אלו לא מחזירות שליחות ליתרה. שליחות שטרם נשלחו (נמענים בסטאטוס המתנה בסבב טורי) יבוטלו ולא ירדו מהיתרה.
