שיטות שליחת מסמכים לחתימה דיגיטלית

שליחה מתבנית זו שליחת מסמך שבסיסו קבוע, עם אפשרות להזין תוכן משתנה מלקוח ללקוח.
לדוגמא: הסכם הצטרפות לשירות כאשר יש בו תנאים דומים ומה שמשתנה זה פרטי הלקוח כגון שם, ת.ז, טלפון וכו'. היתרון המרכזי בתבנית הוא שאין צורך למקם בכל שליחה את השדות, בשונה משליחה חד פעמית.

לכל התבניות שיצרת במערכת ניתן לתת שם, לסדר אותן בתיקיות, לשכפל, להוסיף למועדפים וכל מה שיעזור לך לנהל את המסמכים שלך ולשלוח אותם בצורה היעילה ביותר. ניתן לשמור במערכת עד 10 תבניות. במידת הצורך תמיד ניתן להגדיל את החבילת ולרכוש יותר תבניות בלחיצה על הכפתור "רכישת מנוי" במערכת.

שליחת חד פעמית זו שליחת מסמך שנרצה להשתמש בו פעם אחת בלבד. לדוגמא, מסמכים הכוללים כבר תוכן ספציפי ללקוח מסויים כמו הצעות מחיר.

בשונה ממסמך תבנית ("שימוש חוזר"), בשליחה חד פעמית לא ניתן לשמור את המסמך במערכת, אלא לבצע שליחה מידית.  בדרך כלל, שליחה חד פעמית מתבצעת עם מסמכים שלא נשלחים בצורה קבועה/מסמכים שיש להם ערכים מסויימים במבנה שלהם שמתאים לשליחה ספציפית.

שיטה נוספת לשליחה חד פעמית הינה דרך מדפסת וירטואלית.

במידה וברצונך לשלוח מסמך למספר גדול של לקוחות באותו זמן, המערכת מציעה שיטת שליחה נוספת הנקראת "הפצה מקובץ". לדוגמא, שליחת הצהרת בריאות לכל הורי התלמידים בבי"ס.

הפצה מקובץ מחליפה את הצורך בשליחה ידנית לכל לקוח ולקוח ומתבססת על רשימת לקוחות מתוך קובץ excel. פעולת ההפצה שולחת לכולם את המסמכים בלחיצה אחת בלבד (כל אחד מקבל קישור אישי).
למדריך המפורט על הפצה מקובץ יש ללחוץ כאן

המדפסת הוירטואלית של powerdoc הינה תוכנה המותקנת בעמדת מחשב (עם מערכת הפעלה windows) מאפשרת ליצור מסמכים דיגיטליים, המוכנים לשליחה מכל סוגי המערכות, לדוגמא, שליחת דוח שנתי המופק במערכת חיצונית.

באמצעות שליחת המסמך למדפסת הווירטואלית, המערכת תעלה אותו ישירות למערכת (ללא הצורך בהמרתו לקובץ PDF והעלתו דרך ממשק המערכת). לאחר מכן, המסמך יפתח בדפדפן עם הממשק המוכר לשליחה חד פעמית. יש להוסיף את השדות ולשלוח את המסמך לחתימה דיגיטלית.

להסבר והדרכה על התקנה ושימוש במדפסת הוירטואלית  יש ללחוץ כאן

למערכת קיים מודול במערכת האוטומציה הפופולארית MAKE.com בעזרתו ניתן לחבר בין מודולים שונים, לקבל ולהעביר מידע בין מערכות שונות, ולאפשר לתהליכים לרוץ באופן קבוע ולחסוך תהליכים ידניים ומורכבים בעסק שלך.

לפרטים נוספים וסרטון הדרכה על המודול שלנו בmake יש ללחוץ כאן

ניתן להתממשק למערכת ממערכות שונות בפיתוח, דרך מטודות ה REST API של powerdoc המאפשרות שליחת מסמך מתבנית או שליחה חד פעמית וכן קבלת אירועים שונים כגון המסמך החתום באירוע חתימה.

לפרטים נוספים וגישה לדוקומנטציית API – יש ללחוץ כאן