מנגנון חתימה אחת
מדריך קצר על אפשרות הפעלת "מנגנון חתימה אחת" המאפשר לנמען לחתום פעם אחת בלבד, והמערכת מעתיקה את אותה חתימה לכל שדות החתימה הרלוונטיים במסמך. המנגנון נועד לחסוך זמן לנמענים במסמכים עם מספר חתימות, תוך שמירה על שקיפות מלאה במהלך החתימה ותיעוד ב-Audit Trail.
איך זה עובד?
- הפעלת המנגנון
להגדרת מנגנון חתימה אחת יש לגשת במצב עריכת מסמך ללשונית "הגדרות מסמך" > ולסמן את הצ'קבוקס מנגנון חתימה אחת. - בהפעלת מנגנון חתימה אחת, כל שדות החתימה במסמך ישויכו אוטומטית לחתימה הראשונה.
- ניסוח הצהרה לאישור הנמען
בעת הגדרת המנגנון ייפתח דיאלוג בו יוצג נוסח הצהרה שהנמען צריך לאשר כדי להשתמש במנגנון.
בעת פתיחת הקישור למסמך, הנמען מקבל הודעה עם ההצהרה ובוחר אם הוא רוצה לחתום כל חתימה בנפרד או לחתום פעם אחת. - נוסח ההצהרה הינו שדה חובה, ונוסח ברירת המחדל בדיאלוג הינו לדוגמא בלבד לכן יש להתייעץ עם עורך דין לגבי הניסוח הרלוונטי לעסק שלך. הניסוח והאפשרות שבחר הנמען מתועדים ב-Audit Trail (נספח תיעוד פעולות של הלקוח במסמך).
תיעוד אישור חתימה אחת ב Audit Trail
תיעוד סירוב חתימה אחת ב Audit Trail
- חיווי בזמן חתימה
במידה והנמען בוחר לחתום פעם אחת, הנמען רואה את השדה חתימה הראשי בו הוא חותם ואת כל המקומות אליהם החתימה תועתק.
נקודות חשובות ומגבלות
- זמינות הפיצ'ר
הפיצ’ר זמין רק בתבניות בשיטה החדשה. - חתימה ראשית
החתימה הראשונה (המסומנת כחובה) בסדר השדות היא החתימה שתוצג ללקוח כשדה חתימה וממנה תועתק החתימה לשאר שדות החתימה (המסומנות כחובה). ניתן לשנות את החתימה הראשית ע"י מיון שדה החתימה ברשימת השדות לראשון בתור. - שדות חתימה רשות
שדה חתימה שאינו מוגדר כחובה יוגדר כ-חתימה אופציונלית. החתימה לא תועתק לשדה זה, והנמען יוכל לבחור אם לחתום בו או לדלג. - סבב חתימות בשילוב עם מנגנון חתימה אחת
סבב חתימות, לכל נמען מוגדרת חתימה ראשית משלו, וכל שדות החתימה האחרים של אותו נמען יועתקו מהשדה הראשון שלו. - הוספת שדות מ"ניהול עמודים"
כאשר מנגנון חתימה אחת מופעל במסמך, כל שדות החתימה שמתווספים באמצעות ניהול עמודים יועתקו מהחתימה הראשית של המסמך.